HubSpot: Verkooporders ophalen uit HubSpot

De naam of het label van de bedrijfseigenschap in HubSpot waarin het e-mailadres van het bedrijf staat. Standaard: company_email. APIcenter gebruikt dit e-mailadres om een bedrijf te herkennen en als herkenning van de klant in de activiteiten. Bestaat de eigenschap niet in HubSpot, dan stopt de flow met een foutmelding, tenzij Create missing properties in the target system aan staat: dan maakt APIcenter de eigenschap aan. Dit veld is verplicht. Bij het versturen moet het e-mailadres in de data mapping naar dezelfde eigenschap gaan.

De lifecycle stage voor bedrijven, als naam of ID van de fase in HubSpot (hoofdletters maken niet uit). Standaard: customer. Bij Send Customer en Send Sales Order krijgen bedrijven die APIcenter verstuurt deze fase; dit is verplicht, behalve als je alleen contacten verwerkt. Bij Get Customer en Get Sales Order werkt APIcenter de opgehaalde bedrijven na het ophalen bij naar deze fase; laat je het veld leeg, dan wordt er niets bijgewerkt. Volgens HubSpot kunnen de standaardtools de lifecycle stage alleen vooruit zetten; voor een eerdere fase moet de waarde eerst worden leeggemaakt. Test dit met een voorbeeld.

De lifecycle stage voor contacten, als naam of ID van de fase in HubSpot (hoofdletters maken niet uit). Standaard: customer. Bij Send Customer en Send Sales Order krijgen contacten die APIcenter verstuurt deze fase; dit is verplicht. Bij Get Customer en Get Sales Order werkt APIcenter de opgehaalde contacten na het ophalen bij naar deze fase; laat je het veld leeg, dan wordt er niets bijgewerkt. Volgens HubSpot kunnen de standaardtools de lifecycle stage alleen vooruit zetten; voor een eerdere fase moet de waarde eerst worden leeggemaakt. Test dit met een voorbeeld.

De pipeline voor bedrijven. Vul de naam of het ID van de pipeline in HubSpot in; hoofdletters maken niet uit. Standaard: companies-lifecycle-pipeline. Bij Send Customer en Send Sales Order zet APIcenter deze pipeline en de lifecycle stage voor bedrijven op bedrijven die het verstuurt. Dit is verplicht, behalve als je alleen contacten verwerkt (Only process contact information). Bij Get Customer en Get Sales Order werkt APIcenter de opgehaalde bedrijven na het ophalen bij naar deze pipeline en fase; laat je de velden leeg, dan wordt er niets bijgewerkt. Vul pipeline en fase altijd samen in.

De pipeline voor contacten. Vul de naam of het ID van de pipeline in HubSpot in; hoofdletters maken niet uit. Standaard: contacts-lifecycle-pipeline. Bij Send Customer en Send Sales Order zet APIcenter deze pipeline en de lifecycle stage voor contacten op contacten die het verstuurt. Bij Get Customer en Get Sales Order werkt APIcenter de opgehaalde contacten na het ophalen bij naar deze pipeline en fase; laat je de velden leeg, dan wordt er niets bijgewerkt. Vul pipeline en fase altijd samen in.

De pipeline waarop APIcenter filtert bij het ophalen. Vul de naam of het ID van de pipeline in HubSpot in; hoofdletters maken niet uit. Bij Get Customer filtert APIcenter contacten op deze pipeline; standaard contacts-lifecycle-pipeline, de lifecycle-pipeline van contacten. Bij Get Sales Order haalt APIcenter alleen deals op die in deze pipeline staan. Is de pipeline of een fase niet te vinden in HubSpot, dan stopt de flow met een foutmelding. Deze instelling is verplicht.

De dealfase waarop APIcenter filtert bij het ophalen. Alleen deals in deze fase worden opgehaald. Vul de naam of het ID van de fase in HubSpot in; hoofdletters maken niet uit. Zet je ook een pipeline in From what Pipeline do you want to retrieve deals, dan zoekt APIcenter de fase in die pipeline. Laat je de pipeline leeg, dan zoekt APIcenter de fase in alle pipelines en stopt de flow met een foutmelding als de fase in meer dan één pipeline voorkomt. Deze instelling is bedoeld voor deals.

Deze instelling heeft voor HubSpot geen effect. APIcenter onthoudt bij Get Sales Order alleen welke deals of facturen al zijn doorgegeven, en slaat die bij een volgende run over, ook als de fase of status is gewijzigd. Je kunt hem uit laten staan (standaard).

Hiermee codeer je de waarden in het adres (de URL) van de bronapplicatie, dus bij flows die gegevens ophalen. Dit werkt alleen als Enable URL encoding of data in endpoints aanstaat. Standaard staat dit uit.

Hiermee codeer je de waarden in het adres (de URL) van de doelapplicatie, dus bij flows die gegevens versturen. Dit werkt alleen als Enable URL encoding of data in endpoints aanstaat. Standaard staat dit uit.

Zet URL-codering aan voor waarden die APIcenter in de URL van een verzoek aan HubSpot zet. Dit voorkomt fouten met speciale tekens zoals spaties, schuine strepen of ampersands. Bij HubSpot staan zoekwaarden zoals een e-mailadres, SKU of dealnaam in de inhoud van het verzoek en niet in de URL; in de URL staan alleen ID's en objecttypes. Je hebt dit daarom zelden nodig. Dit is de hoofdschakelaar: waarden worden alleen gecodeerd als je ook Enable URL Encoding of data in the endpoints of the source application (bij ophalen) of Enable URL Encoding of data in the endpoints of the target application (bij versturen) aanzet. Standaard staat dit uit.

Deze instelling heeft geen effect voor HubSpot. De data die APIcenter met HubSpot uitwisselt, heeft geen administratieveld, dus er valt niets te mappen. Laat deze instelling uit staan (standaard).

Deze instelling heeft geen effect voor HubSpot, omdat de data die APIcenter met HubSpot uitwisselt geen administratieveld heeft. Laat hem staan zoals hij is.

Vul hier het e-mailadres in waarnaar APIcenter meldingen stuurt over mislukte activiteiten van deze flow. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Laat je het veld leeg, dan gebruikt APIcenter bij Direct het e-mailadres van je account. Er is geen standaardwaarde.

Vul hier de Slack-webhook van je Slack-werkruimte in om meldingen over mislukte activiteiten ook in Slack te ontvangen. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Laat je het veld leeg, dan stuurt APIcenter geen Slack-melding. Er is geen standaardwaarde.

Kies hoe vaak APIcenter meldt dat activiteiten van deze flow zijn mislukt. Bij Direct volgt de melding zodra een activiteit mislukt. Bij Elke 30 minuten, Elk uur, Dagelijks en Wekelijks stuurt APIcenter een overzicht van de mislukte activiteiten die nog niet gemeld zijn. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Standaard is dit Direct.

Zet dit aan om een melding te krijgen als een activiteit van deze flow mislukt. Met Notifications frequency bepaal je hoe vaak je de melding krijgt, en met Notifications Email address en Notifications Slack webhook waar die naartoe gaat. Standaard staat dit uit.

De pipeline voor deals, als naam of ID van de pipeline in HubSpot (hoofdletters maken niet uit). Bij Send Sales Order is dit de pipeline waarin APIcenter de deal aanmaakt en waarin het zoekt naar een bestaande deal; standaard default. Dit is verplicht. Bij Get Sales Order werkt APIcenter de opgehaalde deals na het ophalen bij naar deze pipeline en de bijbehorende dealfase; laat je de velden leeg, dan wordt er niets bijgewerkt. Vul pipeline en fase altijd samen in.

De dealfase, als naam of ID van de fase in HubSpot (hoofdletters maken niet uit). Bij Send Sales Order is dit de fase waarin APIcenter de deal aanmaakt; standaard closedwon. Dit is verplicht. Bij een bestaande deal werkt APIcenter de fase bij, als Update order aan staat. Bij Get Sales Order werkt APIcenter de opgehaalde deals na het ophalen bij naar deze fase; laat je het veld leeg, dan wordt er niets bijgewerkt. Zo kun je opgehaalde deals een andere fase geven, zodat ze niet opnieuw voldoen aan het filter op dealfase.

Bepaalt of APIcenter bij elke orderregel ook de gegevens van het gekoppelde HubSpot-product ophaalt. APIcenter haalt hiervoor de producten van de orderregels op. Heeft een regel geen gekoppeld product, dan blijft de regel zonder productgegevens en komt er een notitie in de flowresultaten. Standaard staat dit aan.

Bepaalt of APIcenter een eigenschap of een optie die niet in HubSpot bestaat, zelf aanmaakt. Staat dit uit (standaard), dan stopt de flow met een foutmelding als een eigenschap of optie ontbreekt. Staat dit aan, dan maakt APIcenter de eigenschap of optie aan in de groep die je hebt ingesteld. Een optie kan alleen worden toegevoegd aan een eigenschap die HubSpot niet vergrendeld heeft; anders volgt een foutmelding.

Het maximale aantal contacten, producten of deals dat APIcenter per run uit HubSpot ophaalt. De standaardwaarde is 10; je kunt een getal van 1 tot en met 15 kiezen. APIcenter haalt de oudst gewijzigde records eerst op. Met een hoger aantal werk je een achterstand sneller weg, maar duurt elke run langer.

Kies wat APIcenter ophaalt: Deals (standaard) of Invoices, de facturen van HubSpot. De standaard data mapping is gebaseerd op deals, met onder meer dealname en dealstage. Haal je facturen op, controleer dan de Data mapping van de flow. Bij facturen gebruikt APIcenter het factuurnummer (hs_number) als herkenning in de activiteiten.

De datum en tijd vanaf wanneer APIcenter deals of facturen uit HubSpot ophaalt. APIcenter haalt alleen records op die ná dit moment zijn gewijzigd, de oudste wijziging eerst. Na elke run zet APIcenter de datum op de wijzigingsdatum van het laatste opgehaalde record. Een deal of factuur die APIcenter al heeft doorgegeven, wordt niet opnieuw doorgegeven. Standaard: 2025-01-01T00:00:00.

Hier staat het moment waarop de flow voor het laatst is gestart. APIcenter vult dit zelf in na elke run en gebruikt het om te bepalen wanneer de flow weer mag draaien. Je hoeft dit normaal niet te wijzigen. De standaardwaarde is 1980-01-01T00:00:01: de flow heeft dan nog niet gedraaid.

Deze instelling heeft voor HubSpot in de praktijk geen effect. De HubSpot-flows vragen per run één lijst op met een eigen limiet (bij ophalen is dat Amount to process) en lezen geen extra pagina's. De standaardwaarde is 20; je hoeft dit niet aan te passen.

Deze instelling heeft voor HubSpot geen effect. Get Customer houdt bij waar de flow is gebleven met de datum vanaf wanneer contacten worden opgehaald, niet met een offset. De standaardwaarde is 0; je hoeft dit niet aan te passen.

Hier kies je vaste tijden van de dag waarop de flow ook moet starten. Je kunt meerdere tijden kiezen, in stappen van 15 minuten. Er is geen standaardwaarde.

Deze instelling heeft voor HubSpot in de praktijk geen effect. De HubSpot-flows bepalen zelf hoeveel records ze per verzoek opvragen: bij ophalen is dat Amount to process. De standaardwaarde is 50; je hoeft dit niet aan te passen.