AFAS: Inkooporders naar AFAS sturen

Bepaalt wat er gebeurt als APIcenter een inkooporder naar AFAS stuurt en de leverancier (crediteur) niet kan vinden. APIcenter zoekt eerst op leveranciersnummer en daarna op e-mailadres. Staat deze instelling aan (standaard), dan maakt APIcenter de leverancier aan in AFAS. Staat ze uit, dan wordt de inkooporder niet verstuurd en zie je een foutmelding in Activiteit.

Het e-mailadres van de standaarddebiteur in AFAS. APIcenter gebruikt het om de standaarddebiteur te vinden als de standaarddebiteur aan staat. Gebruik het e-mailadres precies zoals het bij de debiteur in AFAS staat. Vul je zowel dit veld als het ID van de standaarddebiteur in, dan zoekt APIcenter eerst op ID en daarna op e-mailadres.

Staat dit aan, dan probeert APIcenter de standaarddebiteur als de klant in het doelsysteem niet wordt gevonden met het id of e-mailadres uit de gegevens. Daarvoor gebruikt APIcenter Value to use as Default debtor ID en Default debtor email address. Dit werkt alleen als Enable use of default debtor aan staat. Standaard staat dit aan.

Zet dit aan om een standaarddebiteur te gebruiken, bijvoorbeeld voor orders van klanten zonder eigen debiteur. Vul daarna Value to use as Default debtor ID of Default debtor email address in. Staat dit aan en zijn beide leeg, dan geeft APIcenter een foutmelding. Standaard staat dit uit.

Staat deze instelling aan, dan gebruikt APIcenter altijd het standaard klanttype voor relaties die het in AFAS aanmaakt, ook als de data een ander type bevat. Staat ze uit, dan wordt de standaard alleen gebruikt als de data geen klanttype bevat. Voor AFAS staat deze instelling standaard aan.

Staat dit aan, dan gebruikt APIcenter altijd de standaarddebiteur en zoekt het niet naar de klant uit de gegevens. Vul dan Value to use as Default debtor ID of Default debtor email address in. Staat dit uit, dan wordt de standaarddebiteur alleen gebruikt als de gegevens geen debiteur bevatten, of als de klant niet wordt gevonden en Enable fallback to default id and/or email when customer not found aan staat. Dit werkt alleen als Enable use of default debtor aan staat. Standaard staat dit uit.

Bepaalt of contactpersoongegevens naar AFAS gaan als APIcenter een debiteur aanmaakt of bijwerkt. Staat dit aan, dan wordt de contactpersoon uit de binnenkomende data samen met de organisatie aangemaakt of bijgewerkt. Staat dit uit, dan wordt alleen de organisatie of persoon zelf aangemaakt of bijgewerkt, zonder contactpersoon. Standaard staat dit uit.

Vul hier het interne debiteur-id in het doelsysteem in, als APIcenter de standaarddebiteur daarmee moet zoeken. Laat dit veld leeg als je alleen Default debtor email address gebruikt. Dit werkt alleen als Enable use of default debtor aan staat. Heeft de klant in de gegevens al een debiteur-id, dan blijft dat staan, tenzij Force the usage of the default debtor aan staat.

Hiermee codeer je de waarden in het adres (de URL) van de doelapplicatie, dus bij flows die gegevens versturen. Dit werkt alleen als Enable URL encoding of data in endpoints aanstaat. Standaard staat dit uit.

Zet dit aan als er speciale tekens in de data staan die in het adres (de URL) van een verzoek terechtkomen, zoals in een SKU of categorienaam. De waarden worden dan URL-gecodeerd, zodat het verzoek niet misgaat. Met Enable URL Encoding of data in the endpoints of the source application en Enable URL Encoding of data in the endpoints of the target application bepaal je voor welke kant dit geldt. Standaard staat dit uit.

Zet dit aan om altijd de standaardwaarde uit Set the administration ID that we use for sending the orders towards te gebruiken, ook als de data zelf al een administratie bevat. Staat dit uit, dan wordt de standaardwaarde alleen gebruikt als de data geen administratie bevat. Dit werkt alleen als Set the administration aanstaat.

Zet dit aan om een standaard administratie-ID te gebruiken. De waarde komt uit Set the administration ID that we use for sending the orders towards en wordt ingevuld als de data zelf geen administratie bevat. Standaard staat dit uit.

De code van de AFAS-administratie waar APIcenter orders, inkooporders en creditnota's naartoe stuurt. Vul de code van de administratie in, niet de naam; je kunt elke administratie uit je AFAS-omgeving gebruiken. Voor creditnota's is een administratie altijd verplicht. Bij een multistore-omgeving kun je met een mappingtabel elke store in een eigen administratie laten vallen. Standaard voor AFAS: 01.

Zet dit aan om de administratie om te zetten met een koppeltabel tussen de twee applicaties. Wat er gebeurt met een waarde die niet in de tabel staat, bepaal je met What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table. Standaard staat dit uit.

Hier kies je wat er gebeurt met een administratie die niet in de koppeltabel staat. Bij Waarde negeren wordt de waarde leeggelaten, bij Waarde gebruiken blijft de oorspronkelijke waarde staan en bij Standaardwaarde gebruiken wordt de standaardwaarde uit Set the administration ID that we use for sending the orders towards gebruikt, als je die hebt ingeschakeld. Deze instelling werkt alleen als Use administration mapping table aanstaat. Standaard is Standaardwaarde gebruiken gekozen.

Het omzetrekeningnummer dat APIcenter gebruikt als de data er geen bevat. Bij verkooporders wordt dit ingesteld als tegenrekening van debiteuren die APIcenter in AFAS aanmaakt; bestaande debiteuren houden hun eigen rekening. Gebruik een rekeningnummer dat in je AFAS-administratie bestaat.

Zet dit aan om een standaard omzetrekening te gebruiken wanneer de gegevens zelf geen omzetrekening bevatten. APIcenter vult dan de waarde uit Default Revenue Account number in. Wil je de standaardwaarde ook gebruiken als er wel een omzetrekening is, gebruik dan Force the use of the default revenue account. Standaard staat deze instelling uit.

Zet dit aan om een standaardwaarde te gebruiken voor het grootboekitem. APIcenter vult dan de waarde uit Ledger item id in wanneer de gegevens zelf geen waarde bevatten. Wil je de standaardwaarde ook gebruiken als er wel een waarde is, gebruik dan Force the usage of the ledger item usage. Standaard staat deze instelling uit.

Zet deze instelling aan om een standaarddagboek te gebruiken als de data er geen bevat. Je hebt een dagboek nodig als je orders of creditnota's als financiële mutatie naar AFAS stuurt. De code vul je in bij Value to be used as the default journal id.

Zet dit aan om altijd de standaardwaarde uit Ledger item id te gebruiken voor het grootboekitem, ook als de gegevens zelf al een waarde bevatten. Staat dit uit, dan is de standaardwaarde alleen een terugval voor als er geen waarde in de gegevens staat. Deze instelling werkt samen met Enable the use of a ledger item. Standaard staat deze instelling uit.

Zet dit aan om altijd de standaardwaarde uit Value to be used as the default journal id voor het dagboek te gebruiken. Staat dit uit, dan wordt het standaarddagboek alleen gebruikt als er geen grootboekrekening in de gegevens staat. Deze instelling werkt samen met Enable use of a default journal. Standaard staat deze instelling uit.

Zet dit aan om altijd de standaardwaarde uit Default Revenue Account number te gebruiken voor de omzetrekening, ook als de gegevens zelf al een waarde bevatten. Staat dit uit, dan is de standaardwaarde alleen een terugval voor als er geen waarde in de gegevens staat. Deze instelling werkt samen met Enable the usage of a default revenue account. Standaard staat deze instelling uit.

Het grootboekitem dat APIcenter invult als de data er geen bevat. De standaard data mapping naar AFAS gebruikt deze waarde niet, dus het heeft alleen effect als je het veld in de data mapping van de flow gebruikt. Vooraf ingevuld: 600.

Gebruik een mappingtabel om de omzetrekening uit de andere applicatie te vertalen naar een grootboekrekeningnummer in AFAS. Bij verkooporders gebruikt APIcenter dit als tegenrekening van de debiteur bij het aanmaken van een nieuwe debiteur; bestaande debiteuren houden hun eigen tegenrekening. Waarden die niet in de tabel staan, worden afgehandeld volgens What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table. Standaard staat dit uit.

Gebruik een mappingtabel om het grootboekitem uit de andere applicatie te vertalen naar de waarde die AFAS moet krijgen. De standaard data mapping voor orders naar AFAS gebruikt het grootboekitem niet, dus dit heeft alleen effect als je dat veld in de data mapping gebruikt. Zorg dat de tabel elke waarde bevat die in de binnenkomende data kan voorkomen. Standaard staat dit uit.

De code van het dagboek in AFAS waarop APIcenter financiële mutaties voor orders en creditnota's boekt. Gebruik een dagboekcode die in je AFAS-administratie bestaat. Is er geen dagboek ingevuld, dan gebruikt APIcenter dagboek 40.

Hier kies je wat er gebeurt met een waarde die niet in de koppeltabel van Use a mapping table to map the revenue account staat. Bij Waarde gebruiken blijft de oorspronkelijke waarde staan en bij Waarde negeren wordt de waarde weggelaten. Bij Standaardwaarde gebruiken wordt de standaardwaarde gebruikt die je hebt ingesteld. De standaardwaarde is Standaardwaarde gebruiken.

Vul hier het e-mailadres in waarnaar APIcenter meldingen stuurt over mislukte activiteiten van deze flow. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Laat je het veld leeg, dan gebruikt APIcenter bij Direct het e-mailadres van je account. Er is geen standaardwaarde.

Vul hier de Slack-webhook van je Slack-werkruimte in om meldingen over mislukte activiteiten ook in Slack te ontvangen. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Laat je het veld leeg, dan stuurt APIcenter geen Slack-melding. Er is geen standaardwaarde.

Kies hoe vaak APIcenter meldt dat activiteiten van deze flow zijn mislukt. Bij Direct volgt de melding zodra een activiteit mislukt. Bij Elke 30 minuten, Elk uur, Dagelijks en Wekelijks stuurt APIcenter een overzicht van de mislukte activiteiten die nog niet gemeld zijn. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Standaard is dit Direct.

Zet dit aan om een melding te krijgen als een activiteit van deze flow mislukt. Met Notifications frequency bepaal je hoe vaak je de melding krijgt, en met Notifications Email address en Notifications Slack webhook waar die naartoe gaat. Standaard staat dit uit.

Zet dit aan om de factuurkosten van de order als aparte orderregel toe te voegen. APIcenter doet dit alleen als de order een bedrag aan factuurkosten heeft. Vul daarna Default item code for billing costs in, anders mislukt de flow. Standaard staat dit uit.

Zet dit aan om de commissie van de order als aparte orderregel toe te voegen. APIcenter doet dit alleen als de order een commissiebedrag heeft. Vul daarna Default item code for commission in, anders mislukt de flow. Standaard staat dit uit.

Zet dit aan om de betaalkosten van de order als aparte orderregel toe te voegen. APIcenter doet dit alleen als de order een bedrag aan betaalkosten heeft. Vul daarna Default item code for Payment Costs in, anders mislukt de flow. Standaard staat dit uit.

Vul hier de artikelcode in die APIcenter gebruikt voor de orderregel met betaalkosten. De code moet bestaan in de applicatie waarnaar je verstuurt. Dit is nodig als Add order line for payment costs aan staat. Er is geen standaardwaarde.

Vul hier de artikelcode in die APIcenter gebruikt voor de orderregel met factuurkosten. De code moet bestaan in de applicatie waarnaar je verstuurt. Dit is nodig als Add order line for billing costs aan staat. Er is geen standaardwaarde.

Vul hier de artikelcode in die APIcenter gebruikt voor de orderregel met commissie. De code moet bestaan in de applicatie waarnaar je verstuurt. Dit is nodig als Add order line for commission aan staat. Er is geen standaardwaarde.

Vul hier de artikelcode in die APIcenter gebruikt voor de orderregel met verzendkosten. De code moet bestaan in de applicatie waarnaar je verstuurt. Dit is nodig als Require order line for shipping costs aan staat. Er is geen standaardwaarde.

Vul hier een tekst in die APIcenter vooraan zet bij de ordernummer- of orderreferentie. Laat je het veld leeg, dan blijft de waarde ongewijzigd. Dit werkt als de mapping van de orderreferentie de functie voor het voorvoegsel gebruikt. Er is geen standaardwaarde.

Vul hier een tekst in die APIcenter achteraan zet bij de waarde die je in de mapping aan de orderreferentie koppelt. Laat je het veld leeg, dan blijft de waarde ongewijzigd. Dit werkt als de mapping van de orderreferentie de functie voor het achtervoegsel gebruikt. Er is geen standaardwaarde.

Vul hier de belastingklasse in voor de orderregel met factuurkosten. Laat je het veld leeg, dan gebruikt APIcenter de waarde van Set the value for the default taxclass when products are created. In beide gevallen past APIcenter de regels voor de standaard belastingklasse toe, inclusief de mappingtabel. Dit werkt alleen als Add order line for billing costs aan staat.

Vul hier de belastingklasse in voor de orderregel met commissie. Laat je het veld leeg, dan gebruikt APIcenter de waarde van Set the value for the default taxclass when products are created. In beide gevallen past APIcenter de regels voor de standaard belastingklasse toe, inclusief de mappingtabel. Dit werkt alleen als Add order line for commission aan staat.

Vul hier de belastingklasse in voor de orderregel met betaalkosten. Laat je het veld leeg, dan gebruikt APIcenter de waarde van Set the value for the default taxclass when products are created. In beide gevallen past APIcenter de regels voor de standaard belastingklasse toe, inclusief de mappingtabel. Dit werkt alleen als Add order line for payment costs aan staat.

Vul hier de belastingklasse in voor de orderregel met verzendkosten. Laat je het veld leeg, dan gebruikt APIcenter de waarde van Set the value for the default taxclass when products are created. In beide gevallen past APIcenter de regels voor de standaard belastingklasse toe, inclusief de mappingtabel. Dit werkt alleen als Require order line for shipping costs aan staat.

De orderstatussen waarbij APIcenter de order in AFAS verwijdert in plaats van aanmaakt: Deleted en/of Canceled. Komt er een order binnen met een van deze statussen, dan zoekt APIcenter de bestaande order in AFAS op en verwijdert die. Werkt alleen als Enable order deletion ook aan staat. In de huidige AFAS-flows geldt dit voor verkooporders, niet voor inkooporders.

Vul hier de omschrijving in voor de orderregel met factuurkosten. Laat je het veld leeg, dan zet APIcenter geen eigen omschrijving op de regel. Dit werkt alleen als Add order line for billing costs aan staat. Er is geen standaardwaarde.

Vul hier de omschrijving in voor de orderregel met commissie. Laat je het veld leeg, dan zet APIcenter geen eigen omschrijving op de regel. Dit werkt alleen als Add order line for commission aan staat. Er is geen standaardwaarde.

Vul hier de omschrijving in voor de orderregel met betaalkosten. Laat je het veld leeg, dan zet APIcenter geen eigen omschrijving op de regel. Dit werkt alleen als Add order line for payment costs aan staat. Er is geen standaardwaarde.

Vul hier de omschrijving in voor de orderregel met verzendkosten. Laat je het veld leeg, dan zet APIcenter geen eigen omschrijving op de regel. Dit werkt alleen als Require order line for shipping costs aan staat. Er is geen standaardwaarde.

Staat toe dat APIcenter orders in AFAS verwijdert. Staat dit aan, dan wordt een binnenkomende order met een van de statussen die je kiest bij Delete orders with states in AFAS verwijderd in plaats van aangemaakt. Standaard staat dit uit. In de huidige AFAS-flows geldt dit voor verkooporders, niet voor inkooporders.

AFAS kent geen verzendkosten op orderniveau, dus verzendkosten moeten als orderregel worden ingestuurd. Zet deze instelling aan om de verzendkosten van een order om te zetten naar een aparte orderregel met aantal 1 en het verzendbedrag. De regel wordt alleen toegevoegd als de order echt verzendkosten bevat, en je vult ook de artikelcode in. Bij de financiële mutatietypes Complex en Extreme wordt deze regel geboekt op de standaard grootboekrekening voor verzendkosten. Standaard staat deze instelling uit.

Bepaalt wat APIcenter in AFAS aanmaakt voor elke binnenkomende order.

• Order (standaard): een verkooporder. De artikelen moeten in AFAS bestaan en de voorraad wordt bijgewerkt.
• Quotation: een offerte, zonder voorraadmutatie.
• Pre Calculation: een voorcalculatie met de verwachte diensten. Bevatten de ordergegevens een projectgroep, dan maakt APIcenter eerst een project aan en koppelt de voorcalculatie daaraan.
• Direct Invoice: een directe factuur, inclusief voorraadmutatie.
• Financial Mutation: een boeking in het grootboek, opgesplitst volgens Use financial mutation method. De artikelen hoeven niet in AFAS te bestaan.
• Forecast: een prognose van de verwachte omzet.

Bij creditnota's kun je alleen kiezen tussen Direct Invoice (standaard, een directe factuur als creditering) en Financial Mutation (een boeking in het grootboek). Bij inkooporders heeft deze instelling geen effect: die worden altijd als inkooporder aangemaakt.

Standaard zet APIcenter negatieve bedragen bij prijzen, kortingen en belasting om naar positieve bedragen. Bedragen inclusief en exclusief belasting worden dan ook omgewisseld als de belasting negatief is. Zet je deze instelling aan, dan slaat APIcenter deze omzetting over en blijven negatieve waarden negatief. De standaardwaarde is uit.

Bepaalt hoe APIcenter het AFAS-artikel bij elke orderregel vindt. De productcode van de orderregel wordt vergeleken met:

• SKU (standaard): de Itemcode van het artikel in AFAS.
• Barcode: de barcode van het artikel.
• Alternative ID: het alternatieve artikel-ID in AFAS.

AFAS heeft voor orders, facturen en offertes bestaande artikelen nodig, dus een orderregel zonder bijpassend artikel geeft een foutmelding.

Dit is het maximale aantal pagina's dat de flow in één run ophaalt. Het aantal items per pagina stel je in bij Use page size. De standaardwaarde is 20.

Dit is het aantal items dat de flow per API-verzoek ophaalt. Samen met Maximum number of pages to retrieve bepaalt dit hoeveel items één run kan ophalen. De standaardwaarde is 50.

Zet deze instelling aan om een standaard verzendmethode te gebruiken. De waarde vul je in bij Value to use as the default shipping method id. Met Force the use of the default shipping method bepaal je of deze altijd wordt gebruikt of alleen als de bron geen verzendmethode meegeeft. De standaardwaarde is uit.

Hiermee bepaal je wanneer de standaard verzendmethode wordt gebruikt. Staat de instelling aan, dan wordt altijd de standaard verzendmethode gebruikt. Staat de instelling uit, dan wordt alleen de standaard gebruikt als de gegevens uit de bronapplicatie geen verzendmethode bevatten. Dit werkt alleen als Enable the use of a default shipping method aan staat. De standaardwaarde is uit.

Gebruik een mappingtabel om de verzendmethode uit de andere applicatie te vertalen naar de waarde die AFAS moet krijgen. De standaard data mapping naar AFAS verstuurt geen verzendmethode, dus dit heeft alleen effect als je de verzendmethode in de data mapping gebruikt. Waarden die niet in de tabel staan, worden afgehandeld volgens What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table. Standaard staat dit uit.

De verzendmethode die APIcenter gebruikt als de data uit de bron er geen bevat. De standaard data mapping naar AFAS stuurt de verzendmethode zelf niet mee, dus dit heeft alleen effect als je het in de data mapping of in business rules gebruikt.

Hiermee bepaal je wat er gebeurt met een verzendmethode die niet in de toewijzingstabel staat. Bij Waarde gebruiken wordt de oorspronkelijke waarde gebruikt. Bij Waarde negeren wordt de waarde weggelaten. Bij Standaardwaarde gebruiken wordt de standaardwaarde gebruikt. De standaardwaarde van deze instelling is Standaardwaarde gebruiken.

Zet deze instelling aan om een standaardmagazijn te gebruiken. Voor orders die naar AFAS gaan, zet APIcenter dit magazijn dan op de order en op orderregels zonder magazijn. Staat dit aan maar is er geen magazijncode ingevuld, dan wordt de order niet verstuurd. Standaard staat deze instelling uit.

Zet aan om altijd het standaardmagazijn te gebruiken, ook als de gegevens al een waarde hebben. Staat de instelling uit, dan gebruikt APIcenter de standaardwaarde alleen als de gegevens geen waarde hebben. Deze instelling hoort bij Enable the use of a default warehouse. Standaard staat hij uit.

Zet aan om de waarde van het magazijn om te zetten met een mappingtabel. APIcenter zoekt de waarde uit de gegevens op in de tabel. Wat er gebeurt als een waarde niet in de tabel staat, bepaal je met What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table. Standaard staat de instelling uit.

Hier vul je het standaardmagazijn in. APIcenter zet deze waarde in het magazijnveld van het item (de magazijncode), als Enable the use of a default warehouse aan staat en de gegevens geen magazijn hebben. Met Force the usage of the default warehouse gebruikt APIcenter deze waarde ook als er wel een magazijn is.

Hiermee bepaal je wat er gebeurt met een magazijn die niet in de mappingtabel staat. Bij Waarde negeren wordt de waarde weggelaten. Bij Waarde gebruiken blijft de oorspronkelijke waarde staan. Bij Standaardwaarde gebruiken gebruikt APIcenter de standaardwaarde uit Value for the default warehouse id, als Enable the use of a default warehouse aan staat; anders blijft de waarde leeg. Standaard is dit Standaardwaarde gebruiken.

Zet deze instelling aan om een standaard btw-code te gebruiken als de data er geen bevat. De waarde vul je in bij Set the value for the default taxclass when products are created. Deze standaard wordt ook gebruikt voor de extra orderregels voor kosten als die geen eigen btw-code hebben. Standaard staat deze instelling uit.

Staat deze instelling aan, dan gebruikt APIcenter altijd de standaard btw-code, ook als de data een andere bevat. Staat ze uit (standaard), dan wordt de standaard alleen gebruikt als de data geen btw-code bevat. Voor producten die naar AFAS gaan, betekent dit dat elk nieuw product de standaard btw-code krijgt.

Gebruik een mappingtabel om btw-klassen of -tarieven uit de andere applicatie te vertalen naar btw-codes in AFAS, bijvoorbeeld het tarief van 21% uit een webshop naar de bijpassende AFAS-code. Bij orders, crediteringen en inkooporders wordt de code per orderregel ingevuld; bij financiële mutaties is het ook de btw-code van de boeking. Waarden die niet in de tabel staan, worden afgehandeld volgens What to do when the mapping can not be made?. Standaard staat dit uit.

De btw-code die APIcenter gebruikt als de data er geen bevat. Vul de waarde in zonder %-teken. Met een mappingtabel vertaal je de btw-waarden uit de bron naar de btw-codes van AFAS. Bij producten wordt de btw-code alleen ingesteld als het product in AFAS wordt aangemaakt; later wijzig je die in AFAS zelf.

Bepaalt wat er gebeurt als de btw-mappingtabel geen regel heeft voor een waarde uit de binnenkomende data.

• Standaardwaarde gebruiken: APIcenter gebruikt de standaard btw-code, als die standaardwaarde aan staat; anders blijft het veld leeg.
• Waarde gebruiken: de oorspronkelijke waarde gaat ongewijzigd naar AFAS.
• Waarde negeren (de standaardwaarde voor AFAS): het veld blijft leeg.

Voor producten verwacht AFAS altijd een btw-waarde, dus kies daar Standaardwaarde gebruiken en stel een standaard btw-code in.