AFAS: Klanten naar AFAS sturen

Als APIcenter een particuliere klant (een persoon, geen organisatie) in AFAS aanmaakt of bijwerkt, voegt deze instelling ook een contact (contactpersoon) aan die persoon toe met hetzelfde adres, e-mailadres en telefoonnummer. Bij organisaties wordt altijd een contact toegevoegd. Dit werkt alleen als je contactpersonen gebruikt (instelling Use contact persons). Standaard staat deze instelling uit.

Het klantprofiel dat APIcenter gebruikt als de klantdata er geen bevat. De standaard data mapping naar AFAS gebruikt het klantprofiel niet, dus de waarde komt alleen in AFAS terecht als je dit veld in de data mapping van de flow gebruikt.

Vul hier de waarde in van de klanttype, zoals het doelsysteem die herkent (meestal het id). APIcenter gebruikt deze waarde alleen als Make use of a default customer type id aan staat. Heeft de klanttype in de gegevens al een waarde, dan blijft die staan, tenzij Force the usage of the customer type id aan staat. Er is geen standaardwaarde.

De AFAS-prijslijst die APIcenter als standaard gebruikt. Bij het versturen van orders naar AFAS zet APIcenter deze prijslijst op de orderregels als de standaard prijslijstgroep aan staat. Bij het ophalen van prijslijsten uit AFAS levert deze prijslijst de basisprijs waarmee de andere prijzen worden berekend. Standaard: *****, de standaard AFAS-prijslijst exclusief btw.

Zet dit aan om een standaard klantgroep te gebruiken. Vul daarna de waarde in bij Value to use as default customer group. Zonder deze instelling gebruikt APIcenter geen standaardwaarde. Standaard staat dit uit.

Zet deze instelling aan om een standaard prijslijstgroep te gebruiken. Voor orders die naar AFAS gaan, krijgen de orderregels dan de standaardprijslijst. Voor Business Pricing (prijslijsten ophalen uit AFAS) zet je dit ook aan, omdat APIcenter een basisprijs nodig heeft om kortingen, percentages en andere prijzen te berekenen. Standaard staat deze instelling uit.

Zet dit aan om een standaard klantprofiel te gebruiken. Vul daarna de waarde in bij Default customer profile id. Zonder deze instelling gebruikt APIcenter geen standaardwaarde. Standaard staat dit uit.

Staat deze instelling aan, dan gebruikt APIcenter altijd de standaard voorkeur verstrekkingswijze voor debiteuren die het in AFAS aanmaakt, ook als de data een andere waarde bevat. Staat ze uit, dan wordt de standaard alleen gebruikt als de data geen waarde heeft. Voor AFAS staat deze instelling standaard aan.

Met deze instelling bepaal je of de standaardwaarde de klantprofiel in de gegevens vervangt. Staat dit aan, dan gebruikt APIcenter altijd de waarde uit Default customer profile id. Staat dit uit, dan wordt die waarde alleen gebruikt als de gegevens zelf geen klantprofiel bevatten. Dit werkt alleen als Enable use of a default customer profile id aan staat. Standaard staat dit uit.

Staat deze instelling aan, dan gebruikt APIcenter altijd het standaard klanttype voor relaties die het in AFAS aanmaakt, ook als de data een ander type bevat. Staat ze uit, dan wordt de standaard alleen gebruikt als de data geen klanttype bevat. Voor AFAS staat deze instelling standaard aan.

Met deze instelling bepaal je of de standaardwaarde de klantgroep in de gegevens vervangt. Staat dit aan, dan gebruikt APIcenter altijd de waarde uit Value to use as default customer group. Staat dit uit, dan wordt die waarde alleen gebruikt als de gegevens zelf geen klantgroep bevatten. Dit werkt alleen als Enable use of a default customer group aan staat. Standaard staat dit uit.

Staat deze instelling aan, dan gebruikt APIcenter altijd de standaard betalingsvoorwaarde voor debiteuren in AFAS, ook als de data een andere waarde bevat. Staat ze uit (standaard), dan wordt de standaard alleen gebruikt als de data geen waarde heeft. Gebruik je geen mappingtabel voor betalingsvoorwaarden, dan raden we aan dit aan te zetten.

Met deze instelling bepaal je of de standaardwaarde de prijslijstgroep in de gegevens vervangt. Staat dit aan, dan gebruikt APIcenter altijd de waarde uit Default price list group. Staat dit uit, dan wordt die waarde alleen gebruikt als de gegevens zelf geen prijslijstgroep bevatten. Dit werkt alleen als Enable use of a default customer price list group aan staat. Standaard staat dit uit.

Met deze instelling bepaal je of de standaardwaarde de betaalmethode in de gegevens vervangt. Staat dit aan, dan gebruikt APIcenter altijd de waarde uit Value for the default payment method id. Staat dit uit, dan wordt die waarde alleen gebruikt als de gegevens zelf geen betaalmethode bevatten. Dit werkt alleen als Make use of a default payment method id aan staat. Standaard staat dit uit.

Zet dit aan als een klant meerdere contactpersonen kan hebben en die allemaal in AFAS moeten worden aangemaakt of bijgewerkt, in plaats van maar één. Dit werkt alleen als de GetConnector voor personen die APIcenter heeft gemaakt aan je AFAS-omgeving is toegevoegd; in de handleiding van APIcenter lees je hoe je die installeert. Contactpersonen worden alleen verstuurd als Use contact persons ook aan staat. Standaard staat dit uit.

Zet dit aan om een standaard klanttype te gebruiken. Vul daarna de waarde in bij Default customer type id. Zonder deze instelling gebruikt APIcenter geen standaardwaarde. Standaard staat dit uit.

Zet dit aan om een standaard betaalmethode te gebruiken. Vul daarna de waarde in bij Value for the default payment method id. Zonder deze instelling gebruikt APIcenter geen standaardwaarde. Standaard staat dit uit.

Met deze instelling gebruikt APIcenter een standaard communicatiemethode voor de klant. Vul de methode in bij Preferred way of communication. Met Force the preferred way of communication bepaal je of de standaard altijd geldt of alleen als er geen methode is doorgegeven. Standaard staat deze instelling uit.

De voorkeur verstrekkingswijze die APIcenter instelt op debiteuren die het in AFAS aanmaakt. De gebruikelijke waarde is U; die is standaard aanwezig in AFAS en staat voor facturen versturen per e-mail. Bestaande debiteuren houden de waarde die ze in AFAS hebben. Standaard voor AFAS: U.

Gebruik een mappingtabel om een waarde uit de andere applicatie te vertalen naar de voorkeur verstrekkingswijze van de debiteur in AFAS, bijvoorbeeld U voor factuur per e-mail met pdf. APIcenter vult dit alleen in bij het aanmaken van een nieuwe debiteur; bij bestaande debiteuren in AFAS blijft de waarde ongewijzigd. Zorg dat de tabel elke waarde bevat die in de binnenkomende data kan voorkomen. Standaard staat dit uit.

Voegt een of meer verstrekkingen met hun verstrekkingswijze toe aan de debiteur in AFAS, nadat APIcenter de debiteur heeft aangemaakt of bijgewerkt. Vul elk paar in als de code van de verstrekking en de wijze, gescheiden door een komma, en scheid meerdere paren met een verticale streep: type,method|type,method. Gebruik de codes uit je eigen AFAS-omgeving. Als AFAS een paar weigert, wordt de klant of order toch verwerkt. Laat het veld leeg als je dit niet nodig hebt.

Bedoeld om nieuwe klanten als opt-in te markeren, zodat de ontvangende applicatie ze e-mails mag sturen. AFAS gebruikt deze instelling niet bij het ontvangen van klanten of orders, dus aanpassen heeft voor AFAS geen effect. Laat hem op de standaardwaarde (uit) staan.

Zet deze instelling aan om op klantniveau een betalingsvoorwaarde in te stellen op debiteuren in AFAS. AFAS heeft een betalingsvoorwaarde op een debiteur nodig, en 14 (14 dagen) is altijd aanwezig in AFAS. Voor AFAS staat deze instelling standaard aan.

Gebruikt een mappingtabel om het betaalmethode-id om te zetten tussen het bronsysteem en het doelsysteem. Zet dit aan als de betaalmethoden in beide systemen een andere waarde hebben. Vul daarna de mappingtabel in. Wat er gebeurt met een waarde die niet in de tabel staat, bepaal je met What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table. Standaard staat deze instelling uit.

Bepaalt of contactpersoongegevens naar AFAS gaan als APIcenter een debiteur aanmaakt of bijwerkt. Staat dit aan, dan wordt de contactpersoon uit de binnenkomende data samen met de organisatie aangemaakt of bijgewerkt. Staat dit uit, dan wordt alleen de organisatie of persoon zelf aangemaakt of bijgewerkt, zonder contactpersoon. Standaard staat dit uit.

Gebruik een mappingtabel om de klantgroep uit de andere applicatie te vertalen naar de waarde die de ontvangende kant verwacht. Zonder mappingtabel wordt de klantgroep uit de binnenkomende data ongewijzigd doorgegeven. De standaard data mapping voor versturen naar AFAS vult geen klantgroep, dus dit heeft alleen effect als je de klantgroep in de data mapping gebruikt. Standaard staat dit uit.

Gebruik een mappingtabel om het klantprofiel uit de andere applicatie te vertalen naar de waarde die AFAS moet krijgen. De standaard data mapping voor klanten naar AFAS vult geen klantprofiel, dus dit heeft alleen effect als je het klantprofiel in de data mapping gebruikt. Zorg dat de tabel elke waarde bevat die in de binnenkomende data kan voorkomen. Standaard staat dit uit.

Gebruik een mappingtabel om het klanttype uit de andere applicatie te vertalen naar de code voor het klanttype in AFAS. APIcenter vult het klanttype alleen in bij het aanmaken van een nieuwe debiteur; bij bestaande debiteuren in AFAS blijft het ongewijzigd. Zorg dat de tabel elke waarde bevat die in de binnenkomende data kan voorkomen. Voor AFAS staat dit standaard aan.

Gebruik een mappingtabel om betalingstermijnen uit de andere applicatie te vertalen naar de betalingsvoorwaarde van de debiteur in AFAS, bijvoorbeeld 14 voor 14 dagen, die in de meeste AFAS-omgevingen bestaat. De betalingsvoorwaarde wordt op debiteurniveau ingesteld, los van de order. Waarden die niet in de tabel staan, worden afgehandeld volgens What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table. Standaard staat dit uit.

Gebruikt een mappingtabel om de prijslijstgroep om te zetten tussen het bronsysteem en het doelsysteem. Zet dit aan als de prijslijstgroepen in beide systemen een andere waarde hebben. Vul daarna de mappingtabel in. Wat er gebeurt met een waarde die niet in de tabel staat, bepaal je met What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table. Standaard staat deze instelling uit.

De betaalwijze die APIcenter gebruikt als de data er geen bevat. Bij verkooporders wordt deze waarde als betaalwijze van de order naar AFAS gestuurd. Gebruik de code van een betaalwijze die in AFAS bestaat; met een mappingtabel vertaal je de betaalmethoden van je webshop naar AFAS-codes.

De klantgroep die APIcenter gebruikt als de data er geen bevat. Met een mappingtabel voor klantgroepen vertaal je de groepen uit de bron naar de waarden die je nodig hebt. De waarde komt alleen in AFAS terecht als de klantgroep in de data mapping van de flow wordt gebruikt.

Bepaalt wat er gebeurt met een waarde die niet in de mappingtabel staat. Bij Waarde negeren wordt de waarde weggelaten, bij Waarde gebruiken wordt de oorspronkelijke waarde gebruikt en bij Standaardwaarde gebruiken wordt de ingestelde standaardwaarde gebruikt. De instelling werkt alleen als Use default payment terms id mapping table aan staat. De standaardkeuze is Standaardwaarde gebruiken.

Bepaalt wat er gebeurt met een waarde die niet in de mappingtabel staat. Bij Waarde negeren wordt de waarde weggelaten, bij Waarde gebruiken wordt de oorspronkelijke waarde gebruikt en bij Standaardwaarde gebruiken wordt de ingestelde standaardwaarde gebruikt. De instelling werkt alleen als Use default price list group mapping table aan staat. De standaardkeuze is Standaardwaarde gebruiken.

Bepaalt wat er gebeurt met een waarde die niet in de mappingtabel staat. Bij Waarde negeren wordt de waarde weggelaten, bij Waarde gebruiken wordt de oorspronkelijke waarde gebruikt en bij Standaardwaarde gebruiken wordt de ingestelde standaardwaarde gebruikt. De instelling werkt alleen als Use a mapping table to map the default payment method id aan staat. De standaardkeuze is Standaardwaarde gebruiken.

De betalingsvoorwaarde die APIcenter op de debiteur in AFAS zet. Deze geldt op klantniveau en staat los van de order. 14 staat voor de standaard 14 dagen, die in de meeste AFAS-omgevingen aanwezig is. Wil je een andere code vinden, open dan een willekeurige verkooporder in AFAS en kies de gewenste betalingsvoorwaarde: de code verschijnt op de order. Standaard voor AFAS: 14.

Hiermee codeer je de waarden in het adres (de URL) van de bronapplicatie, dus bij flows die gegevens ophalen. Dit werkt alleen als Enable URL encoding of data in endpoints aanstaat. Standaard staat dit uit.

Hiermee codeer je de waarden in het adres (de URL) van de doelapplicatie, dus bij flows die gegevens versturen. Dit werkt alleen als Enable URL encoding of data in endpoints aanstaat. Standaard staat dit uit.

Zet dit aan als er speciale tekens in de data staan die in het adres (de URL) van een verzoek terechtkomen, zoals in een SKU of categorienaam. De waarden worden dan URL-gecodeerd, zodat het verzoek niet misgaat. Met Enable URL Encoding of data in the endpoints of the source application en Enable URL Encoding of data in the endpoints of the target application bepaal je voor welke kant dit geldt. Standaard staat dit uit.

Zet dit aan om de administratie om te zetten met een koppeltabel tussen de twee applicaties. Wat er gebeurt met een waarde die niet in de tabel staat, bepaal je met What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table. Standaard staat dit uit.

Hier kies je wat er gebeurt met een administratie die niet in de koppeltabel staat. Bij Waarde negeren wordt de waarde leeggelaten, bij Waarde gebruiken blijft de oorspronkelijke waarde staan en bij Standaardwaarde gebruiken wordt de standaardwaarde uit Set the administration ID that we use for sending the orders towards gebruikt, als je die hebt ingeschakeld. Deze instelling werkt alleen als Use administration mapping table aanstaat. Standaard is Standaardwaarde gebruiken gekozen.

De verzamelrekening waaraan nieuwe debiteuren in AFAS worden gekoppeld. AFAS vereist deze rekening voor elke nieuwe debiteur. Je vindt hem in AFAS bij je grootboekrekeningen: gebruik het nummer van de debiteurenrekening die als Verzamelrekening is aangemerkt. Bestaande debiteuren houden hun eigen rekening. Standaard voor AFAS: 1400.

Vul hier de waarde in die APIcenter standaard gebruikt voor de btw-code voor verkoop van de klant, zoals die in de applicatie bestaat. De waarde wordt alleen gebruikt als Enable the use of a default customer sales vat code id aan staat. Staat die instelling aan en is hier niets ingevuld, dan geeft APIcenter hiervan een melding.

Zet dit aan om een standaardwaarde te gebruiken voor de btw-code voor verkoop van de klant. APIcenter vult dan de waarde uit Default customer sales vat code id in wanneer de gegevens zelf geen waarde bevatten. Wil je de standaardwaarde ook gebruiken als er wel een waarde is, gebruik dan Force the usage of the customer sales vat code id. Standaard staat deze instelling uit.

Zet dit aan om altijd de standaardwaarde uit Default customer sales vat code id te gebruiken voor de btw-code voor verkoop van de klant, ook als de gegevens zelf al een waarde bevatten. Staat dit uit, dan is de standaardwaarde alleen een terugval voor als er geen waarde in de gegevens staat. Deze instelling werkt samen met Enable the use of a default customer sales vat code id. Standaard staat deze instelling uit.

Staat deze instelling aan, dan gebruikt APIcenter altijd de standaard verzamelrekening voor debiteuren die het in AFAS aanmaakt, ook als de data een andere rekening bevat. Staat ze uit (standaard), dan wordt de standaard alleen gebruikt als de data geen waarde heeft. Voor AFAS raden we aan deze instelling aan te zetten.

Gebruik een mappingtabel om een waarde uit de andere applicatie te vertalen naar de verzamelrekening van de debiteur in AFAS. APIcenter vult deze rekening alleen in bij het aanmaken van een nieuwe debiteur; bestaande debiteuren houden hun eigen verzamelrekening. Zonder mappingtabel wordt de waarde uit de binnenkomende data gebruikt, of de standaard Debtor ledger account als de data geen waarde heeft. Standaard staat dit uit.

Zet deze instelling aan om een verzamelrekening in te stellen op debiteuren die APIcenter in AFAS aanmaakt. AFAS vereist deze rekening voor nieuwe debiteuren, dus zet dit aan als APIcenter klanten in AFAS aanmaakt. Standaard staat deze instelling uit.

Gebruik een mappingtabel om een waarde uit de andere applicatie te vertalen naar de btw-plicht van de debiteur in AFAS. APIcenter vult dit alleen in bij het aanmaken van een nieuwe debiteur; bij bestaande debiteuren in AFAS blijft de waarde ongewijzigd. Waarden die niet in de tabel staan, worden afgehandeld volgens What to do with a value that cannot be mapped using the mapping table. Standaard staat dit uit.

Hier kies je wat er gebeurt met een waarde die niet in de koppeltabel van Use default customer sales vat code id mapping table staat. Bij Waarde gebruiken blijft de oorspronkelijke waarde staan en bij Waarde negeren wordt de waarde weggelaten. Bij Standaardwaarde gebruiken wordt de standaardwaarde gebruikt die je hebt ingesteld. De standaardwaarde is Standaardwaarde gebruiken.

Bepaalt wat er gebeurt als de mappingtabel voor het betalingsdagboek geen regel heeft voor een waarde: Standaardwaarde gebruiken (standaard) gebruikt het standaarddagboek als die standaardwaarde aan staat, Waarde gebruiken stuurt de oorspronkelijke waarde ongewijzigd door en Waarde negeren laat het veld leeg. De standaard data mapping voor klanten naar AFAS verstuurt geen dagboek, dus deze instelling heeft in de flow Send Customer normaal gesproken geen effect.

Vul hier het e-mailadres in waarnaar APIcenter meldingen stuurt over mislukte activiteiten van deze flow. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Laat je het veld leeg, dan gebruikt APIcenter bij Direct het e-mailadres van je account. Er is geen standaardwaarde.

Vul hier de Slack-webhook van je Slack-werkruimte in om meldingen over mislukte activiteiten ook in Slack te ontvangen. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Laat je het veld leeg, dan stuurt APIcenter geen Slack-melding. Er is geen standaardwaarde.

Kies hoe vaak APIcenter meldt dat activiteiten van deze flow zijn mislukt. Bij Direct volgt de melding zodra een activiteit mislukt. Bij Elke 30 minuten, Elk uur, Dagelijks en Wekelijks stuurt APIcenter een overzicht van de mislukte activiteiten die nog niet gemeld zijn. Dit werkt alleen als Receive Notifications aan staat. Standaard is dit Direct.

Zet dit aan om een melding te krijgen als een activiteit van deze flow mislukt. Met Notifications frequency bepaal je hoe vaak je de melding krijgt, en met Notifications Email address en Notifications Slack webhook waar die naartoe gaat. Standaard staat dit uit.

Dit is het maximale aantal pagina's dat de flow in één run ophaalt. Het aantal items per pagina stel je in bij Use page size. De standaardwaarde is 20.

Dit is het aantal items dat de flow per API-verzoek ophaalt. Samen met Maximum number of pages to retrieve bepaalt dit hoeveel items één run kan ophalen. De standaardwaarde is 50.

Zet deze instelling aan om een standaard btw-code te gebruiken als de data er geen bevat. De waarde vul je in bij Set the value for the default taxclass when products are created. Deze standaard wordt ook gebruikt voor de extra orderregels voor kosten als die geen eigen btw-code hebben. Standaard staat deze instelling uit.

Staat deze instelling aan, dan gebruikt APIcenter altijd de standaard btw-code, ook als de data een andere bevat. Staat ze uit (standaard), dan wordt de standaard alleen gebruikt als de data geen btw-code bevat. Voor producten die naar AFAS gaan, betekent dit dat elk nieuw product de standaard btw-code krijgt.

Gebruik een mappingtabel om btw-klassen of -tarieven uit de andere applicatie te vertalen naar btw-codes in AFAS, bijvoorbeeld het tarief van 21% uit een webshop naar de bijpassende AFAS-code. Bij orders, crediteringen en inkooporders wordt de code per orderregel ingevuld; bij financiële mutaties is het ook de btw-code van de boeking. Waarden die niet in de tabel staan, worden afgehandeld volgens What to do when the mapping can not be made?. Standaard staat dit uit.

De btw-code die APIcenter gebruikt als de data er geen bevat. Vul de waarde in zonder %-teken. Met een mappingtabel vertaal je de btw-waarden uit de bron naar de btw-codes van AFAS. Bij producten wordt de btw-code alleen ingesteld als het product in AFAS wordt aangemaakt; later wijzig je die in AFAS zelf.

Bepaalt wat er gebeurt als de btw-mappingtabel geen regel heeft voor een waarde uit de binnenkomende data.

• Standaardwaarde gebruiken: APIcenter gebruikt de standaard btw-code, als die standaardwaarde aan staat; anders blijft het veld leeg.
• Waarde gebruiken: de oorspronkelijke waarde gaat ongewijzigd naar AFAS.
• Waarde negeren (de standaardwaarde voor AFAS): het veld blijft leeg.

Voor producten verwacht AFAS altijd een btw-waarde, dus kies daar Standaardwaarde gebruiken en stel een standaard btw-code in.